Харківський історичний музей

Харківський історичний музей приймає картки єПідтримка

Державний облік музейних фондів та їх наукова документація

Музей як соціокультурний інститут в умовах інформаційного суспільства

Амер Анна Наіф

Тези наукових доповідей (повідомлень)

 

Важливе місце у музейній роботі займає комплектування музейних фондів, зберігання, облік, наукова інвентаризація та каталогізація музейних колекцій, адже музей є зберігачем унікальних предметів, які мають високу культурну та національну цінність.

Музейній фонд України є національним надбанням України і невід’ємною частиною її культурної спадщини. Він складається з державної і недержавної частини. До державної частини Музейного фонду України належать предмети, музейні зібрання, що є державною власністю, зберігаються у державних музеях, у тому числі такі предмети і зібрання, що зберігаються в музеях, які належать до сфери управління місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, а також у музеях, створених при установах, організаціях, підприємствах і навчальних закладах державної та комунальної форми власності чи у їх складі.

До недержавної частини Музейного фонду України належать музейні предмети, музейні зібрання, що зберігаються в музеях приватної форми власності, музеях підприємств, установ, організацій приватної форми власності та не віднесені або не підлягають віднесенню до державної частини Музейного фонду України.

Серед багатогранної фондової роботи, слід виділити державний облік та наукову документацію. Ця тема має надзвичайну актуальність як для молодих музеїв, так і для таких, що мають вже певний досвіт та традицію. Метою даної роботи є розглянути існуючу облікову документацію на основі діючої законодавчої бази та багаторічного досвіду відділу фондів Харківського історичного музею.

Державний облік музейних фондів покликаний визначити та зареєструвати музейні зібрання, які являються національним надбанням. Облік необхідний для систематизування пам’яток та згрупування їх за чіткими критеріями. Система державного обліку регламентується положеннями законів України:“Про музеї та музейну справу”, Положенням“Про Музейний фонд України”,“ЗаконУкраїни “Про культуру”, “Про державні нагороди України”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей”, Інструкцією з обліку та зберігання музейних цінностей з дорогоцінних металів і коштовного каміння  (1987р.), “Про охорону культурної спадщини”,  Інструкцією“Про порядок визначення оціночної і страхової вартості пам’яток Музейного фонду України, Порядкомзанесення унікальних пам’яток Музейного фонду України до Державного реєстру національного культурного надбання, затвердженого наказом Міністерства культури і туризму Українивід 25.10.2001р. № 653.

Порядок та основні форми державного обліку музейних цінностей на сьогоднішній день здійснюються на основі «Инструкции по учету и хранению музейных ценностей» 1984року.Процес обліку відбувається у декілька етапів: первинна реєстрація, наукова інвентаризація (розділ III, пункт 82). [1.с. 28-29 ]

Первинна реєстрація – це перша ступінь обліку пам’яток, які надійшли у музей (шляхом придбання, передачі, дарування тощо), їх атрибуція та обов’язкове документальне оформлення. Основними документами державного обліку є акти прийому (видачі), книги надходжень та науковий інвентар. Акти прийому та акти видачі – це першочергові документи державного обліку музейних фондів, які складаються при видачі та прийомі предмету. Забороняється зберігати у музеї предмети не оформленні актами прийому. У актах прийому та видачі обов’язково точно вказується рік, місяць, дата надходження, від кого (кому), для якої цілі та на який термін прийнятий чи переданий предмет. Предмети обов’язково перераховуються один за одним за назвою, додається коротка характеристика та опис, вказується розмір, матеріал, техніка, відмічається стан збереження предмета, шифр та номер за книгою надходжень, а також номер наукового інвентарю. При прийомі на постійне зберігання вказується вартість предмета, а також його історія (легенда). Якщо предмет потребує додаткової експертизи, до акту додаються документи експертної комісії з висновком, скріплені печаткою. Акти затверджуються директором  музею, або його заступником з наукової роботи. Усі акти реєструються у спеціальних книгах реєстрації актів. Музей може вести дві книги реєстрації актів: прийому та видачі предметів на постійне зберігання та на тимчасове, або чотири книги реєстрації для цих чотирьох видів актів. Записи у кожній з книг реєстрації актів можуть продовжуватися підряд, багато років, але нумерація актів прийому та видачі кожного року повинна починатися з першого номеру. Акти передачі предметів  на матеріально - відповідальне зберігання потрібно нумерувати підряд, без розділення за роком та реєструвати у окремій книзі.

Після складання акту пам’ятки, надходячи до музею, проходять засідання фондово-закупівельноїкомісії (ФЗК). ФЗК є дорадчим органом при дирекції музею, який діє в межах повноважень, визначених Міністерством культури і туризму України. Рішення про прийняття предметів у музей приймається колегіально на засіданні фондово-закупівельної комісії із складанням протоколу.На основі цього протоколу складається акт прийому музейних предметів до основного або науково - допоміжного  фонду.

Пам’ятки, віднесені до постійного зберігання, реєструються до основного фонду або науково - допоміжного фонду.Основний фонд – частина музейного зібрання, яка складається з музейних предметів різних типів. У складі фонду музейні предмети об’єднують в окремі колекції. Предмети, які мають найбільшу музейну цінність і представлені в одному примірнику, складають особливо цінну частинуосновного фонду. Усі пам’ятки віднесені до основного фонду фіксуються у книзі надходжень та передаються на зберігання зберігачу за Актом на матеріально-відповідальне зберігання.Акти та книги вступу - юридичні документи вічного зберігання. Перед заповненням книги вступу прошнуровуються, пронумеровуються і на останній сторінці скріплюються печатками. До актів долучаються всі супровідні документи. В книзі вступу обов'язково вказується шифр, номер, назва предмету, опис, розміри, матеріал, стан збереження, джерело надходження і дата, якщо закуплений - вартість. Порядковий номер за книгою надходжень закріплюється за даним предметом, проставляється на ньому та в акті його прийому до музею.

У Харківському історичному музеї існує певна традиція ведення облікової документації, яка основана на чинному законодавстві, а також на багаторічному досвіді. При надходженні предмета до музею, науковим співробітником оформлюється акт на постійне або тимчасове зберігання. (Додаток 1.1.) Акти на постійне або тимчасове зберігання реєструються у книгах реєстрації актів на постійне та тимчасове зберігання. (Додаток 1.2) Після чого на засідання ФЗК на основі складеного протоколу, предмет відноситься до основного або допоміжного фонду музею та надходить до відділу науково – облікового документування фондів, з якого передається на матеріально – відповідальне зберігання зберігачу за групою на основі акту. (Додаток 2) Акти на матеріально – відповідальне зберігання реєструються у книзі видачі актів на матеріально – відповідальне зберігання.

У випадку, коли предмети видаються для наукового вивчення або експонування, оформлюється акт внутрішньомузейної передачі, який реєструється у книзі реєстрації актів внутрішньомузейної видачі. За виникненням потреби передати експонати на тимчасове зберігання за межі музею оформлюється акт видачі на тимчасове зберігання за межі музею. До таких випадків слід віднести передачу музейних предметів з музеїв районного підпорядкування до обласних, за причини неможливості надати відповідні умови для зберігання деяких груп предметів (дорогоцінні метали, вогнепальна зброя). Подібними актами оформлюється передача предметів на виставки  за межами музею, які також реєструються у книзі реєстрації актів видачі на тимчасове зберігання за межами музею. Усі книги реєстрації відносяться до документів довічного зберігання, нумеруються, прошнуровуються та скріплюються печаткою.

Таким чином відбувається первинна реєстрація, яка має надзвичайно важливе значення: документально оформлює, встановлює основні критерії надходження та зберігання, а також, допомагає систематизувати та згрупувати пам’ятки.

Не менш важливим етапом є наукова інвентаризація – основна форма вивчення, опису та наукового визначення музейних предметів основного фонду. Перед занесенням інформації до інвентарної книги складається науково - уніфікований паспорт,  графи якої повинні відповідати інвентарній книзі. Паспорт складається науковим співробітником музею, який несе відповідальність за зміст наукового опису предмета, засвідчується завідуючим відділом,до складу якого входить науковий співробітник, а також головним зберігачем, затверджується заступником директора з наукової роботи.Завідувач відділу обліку має передати предмети та картки музейним зберігачам, що заповнюють інвентарні книги окремих фондових груп, які також є документами вічного зберігання і перед заповненням нумеруються, прошнуровуються, та на останній сторінці скріплюються печатками. У Харківському історичному музеї науково – уніфіковані паспорти заповнюються науковими співробітниками, затверджується завідуючим його відділу, зберігачем групи  та зам. директора з наукової роботи. (Додаток 3) Детальний, розгорнутий опис та наукове вивчення предмет отримує у інвентарній книзі, яка заповнюється  зберігачем групи. У Харківському історичному музеї фондові зберігання розподіляються за групами: «Метал», «Різне», «Дерево», «Макети», «Зброя, спорядження», «Живопис», «Скульптура», «Афіші, програми», «Плакати, лозунги», «Олеографії та літографії», «Листівки поштові», «Ордена, медалі, знаки», «Нумізматика», «Документи», «Листівки», «Схеми, карти»,    «Тканини», «Шкіра»,  «Кераміка,  скло», «Книги, брошури», «Журнали», «Газети», «Альбоми», «Грошово – паперові знаки», «Фотодокументи», «Кінофонодокументи», «Негативи», «Археологія». Предмети з дорогоцінних металів складають спеціальну інвентарні групи.

Наукова інвентаризація надзвичайно важлива, під час неїфіксуються результати наукового вивчення музейних предметів з метою юридичного закріплення предмета за відповідною музейною збіркою і охорони наукових даних про нього.

Предмети, які містять дорогоцінні метали та  коштовне каміння повинні бути обстежені службою пробірного контролю Міністерства фінансів України. За результатом обстеження якого, якщо предмет дійсно містить дорогоцінний метал  і коштовне каміння на підставі акту даної служби предмет отримує спеціальний інвентарний номер і заноситься до спеціальної інвентарної книг відповідно до групи дорогоцінних металів. Акт служби пробірного контролю включає дані про назву, вагу, пробу дорогоцінного металу, назву коштовного каміння, що записується до уніфікованого паспорту та інвентарної книги. Таким чином коштовні речі мають три номери: за книгою надходжень, за інвентарною групою, за спеціальною інвентарною книгою.

Каталогізація - це клопітка  наукова діяльність, яка вимагає від музейних працівників спеціалізованих фахових знань, високої кваліфікації й експертного досвіду. Найважливіша мета каталогізації полягає у пошуку й зборі вичерпної інформації про ту чи іншу пам’ятку, вивчення її в контексті подібних пам’яток, створення колекцій з метою подальшого експонування та широкої популяризації.

Систематична наукова каталогізація налічує понад два сторіччя.  За цей період ученими – музеєзнавцями накопичено велику спадщину попередніх епох та набуто значний досвід вивчення музейних експонатів. Комп’ютеризація музейних фондів значно прискорила всі роботи з облікової документації та каталогізації. На початку 20 століття створено потужні бази даних, які містять  інформацію про десятки мільйонів експонатів, музеї обмінюються інформацією, видають наукові та науково-популярні каталоги, активно популяризують науку та мистецтво.

Отже, державний облік музейних пам’яток, їх наукове опрацювання надзвичайно важливі для ідентифікації та класифікації, складання музейних колекцій, зберігання та упорядкування, каталогізації з можливістю пошуку та контролем за станом збереження.

 

Література

1.                «Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР», Москва,-1984г. С. 151.

2.                Брюшкова Л.П. Проблема учета музейных фондов как направление научных исследований. // В сб. «Научно – исследовательская работа в музее.» Тезисы докладов на конференции МГУКИ 20-3- ноября 2005 г., – М .-2006 г. – с.45-51.

3.                Брюшкова Л.П Учет музейних ценностей. //Музей -2009. - №8.-с13-20.

4.                Перевозчиков В.И. Проблема учета фондов в условиях применения современных информационных систем. // Актуальные проблемы сохранения Музейных фондов Российской Федерации. –Ростов на Дону. - 2001. - с.91 - 99.

5.                Музейна справа та музейна політика в україні ХХстоліття. –К.: Злотограф, 2004 р. – с. 80 - 93

6.                Рутинський М.Й., Стецюк О.В. Музеезнавство: Навч. Посібник. – К.:Знання, 2008.-428с.

7.                Шляхтина П.М. Основы музейного дела. Теория и практика.: Учебное пособие. –СПб.: Высшая школа, 2005 г .- с 155-159